研修をオンライン化するポイントとは？メリット・デメリットもご紹介

コロナ禍に端を発するリモート化・オンライン化の流れを受け、企業の研修をオンライン化する動きが強くなっています。しかし集団型・対面型の従来の研修はノウハウが蓄積できていたとしても、オンライン研修の知見の獲得はまだかもしれません。リアルの研修と違う部分は何か・注意すべき点は何かわかりにくいのではないでしょうか。

この記事では、研修をオンライン化するメリットとデメリット・オンライン化のポイントをまとめます。研修のオンライン化をご検討ならぜひ参考にしてみてください。

オンラインの研修とは？

「オンライン研修」は、主にリアルタイムの講義をオンラインで配信・受講する研修です。講義だけでなく、オンラインでのグループワークやグループディスカッションなどを組み合わせる場合もあります。オンラインという点以外は、基本的に集合型の研修と同じ内容を学ぶことができます。

リアルタイムで配信するため、日時を決めて講義を行い、受講者はその時間に参加する形式が一般的です。ただし、ライブ配信ではなく録画した講義を配信することもあります。録画の場合は、一定期間配信して受講者の都合のよいタイミングで視聴・受講することが多くあります。

受講する場所は、インターネット環境が整っていればどこでも可能です。技術上の制限はありません。受講者の自宅などのほか、会社などで集団で受講する場合もあります。進行方法や研修全体の設計によっては、集団で受講させるケースも多くあります。

オンラインで行う研修を指す言葉としては「リモート研修」「Web研修」がありますが、どちらも「オンライン研修」と同じだと考えてよいでしょう。その他、文字ベースの教材や録画動画を主に使った「eラーニング」による研修もあります。「eラーニング研修」もオンラインで行う研修ですが、オンライン研修とは区別して使われるケースが多いようです。

研修のオンライン化のメリット

研修をオンライン化した時に、リアルの研修にはないと感じるメリットがあります。ここでは、研修をオンライン化した場合のメリットについてまとめます。

・場所・時間の自由度が高い

・研修の内容を均質化できる

・リアルタイムのコミュニケーションを取る方法がある

・理解度を高められる

1つずつ見ていきましょう。

メリット➀場所・時間の自由度が高い

オンライン研修はインターネットが利用できればどこでも受講できるため、同じ場所に集まる必要がありません。これは実施側・受講側それぞれにとってメリットとなります。

集合研修の場合、受講者の数に合わせて会場の広さを考慮しなくてはなりません。そのため人数の確定やそれに伴う場所の検討を早い段階で行う必要があります。しかしオンライン研修では、参加者数が多くなっても会場のキャパシティの問題がありません。もちろん受講者は会場まで移動する必要がなくなります。

録画映像を配信する場合は、時間も決める必要がありません。こちらも調整の手間・交通費や宿泊費などのコストが不要になるほか、受講者の利便性も高まります。

メリット②研修の内容を均質化できる

オンライン研修では同じ講義を配信します。例えば拠点ごとに集団研修を行う場合は、それぞれの拠点で違う講師が担当する場合があります。講師が違うと、同じ内容であってもどうしても品質や内容に違いが生じる可能性があります。しかしオンライン研修なら遠距離でも受講可能です。講師による内容や品質の差がありません。

講義の均質化により、受講者の間の理解度の差ができにくくなります。そのほか、試験や社内資格にかかわる場合も不公平感がなくなります。

メリット③リアルタイムのコミュニケーションを取る方法がある

オンラインだとコミュニケーションが取りにくいと思われがちですが、ライブ配信であれば講師・受講者の参加者間でやり取りをすることが可能です。

ライブ配信ではWeb会議ツールが使われます。チャット機能やブレイクアウト機能を利用すれば、対講師・受講者間のコミュニケーションが可能です。

チャット機能では質問したり意見をシェアしたりすることができます。ブレイクアウト機能を使えば、ディスカッションやグループワークも可能になります。

メリット④理解度を高められる

オンライン研修は、分からなかったところを理解するための手だてがリアルの研修より多いと言えます。リアルの研修では、講師やほかの受講者に質問するぐらいしか方法がありません。

しかしオンライン研修では、ライブ配信であっても録画しておくことが可能です。そのため、理解できなかったところの映像を見返したり、わからなかったところをわかるまで繰り返して視聴することができます。動画を止めて調べながら視聴することも可能です。必要な部分だけ見返すこともできるので、ムダなく効果的に学習することが実現できます。

研修のオンライン化のデメリット

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次に研修をオンライン化した時に感じるであろう、リアルとは違うデメリットについてまとめます。次の4点が挙げられます。

・理解度が計りにくい

・モチベーションが保ちにくい

・交流しにくい

・通信環境などに左右される

１つずつ見ていきましょう。

デメリット➀理解度が計りにくい

オンラインの研修では、講師は受講者の表情を見ながら講義をすることがほぼ不可能です。録画の配信の場合はもちろん、リアルタイムの配信であっても、講師からは受講者の反応や表情がわかりにくくなります。

経験が豊富な講師ほど、受講者の表情や態度から理解度を計りながら話をするものです。しかしオンラインの場合、理解度に応じて臨機応変に対応することが難しくなります。わかっているところは時間をかけない、わかっていないところは時間をかける・言い換える・繰り返すなどができずメリハリを付けにくくなります。

デメリット②モチベーションが保ちにくい

オンライン研修では、モチベーションや集中力が続かなくなる場合があります。目の前で講師が話しているわけではなく、ほかのスタッフが周囲にいない場合もあります。他人の目がないので強制力も少なく、場合によっては集中し続けられなくなるかもしれません。

また、画面を見て話を聞くのは疲れやすいと言えます。子どもがいる自宅で視聴する場合など、周囲の環境によっては集中しにくくなることもあります。

そのほか録画を配信する場合は、強制されずに自分のタイミングで視聴することになります。面倒だったり忙しかったりすると、ついつい後回しにしてしまいがちです。

デメリット③交流しにくい

研修の内容ではありませんが、オンライン研修では受講者同士の交流がリアルに比べてやりにくいというデメリットもあります。

新入社員研修などでは、同期が集まって交流することで仲間意識や帰属意識が生まれます。中堅社員や管理職向けの研修でも、さまざまな部署から受講者が集まることで他部署との人脈作りの機会になります。

しかしオンライン研修の場合、そういった交流がしにくくなります。

そのほか、意識しない限り講師とのコミュニケーションも取りづらく一方的になりがちです。

デメリット④通信環境などに左右される

オンライン研修はインターネットを経由するため、通信環境が運用上のボトルネックとなりがちです。受講者数が多い時など通信環境が不安定になると、配信に支障が出てしまいます。通信できないと研修の続行や実施自体が不可能になる場合もあります。

そのほかカメラ・マイクなどの機材トラブルも、リアルの研修より大きく影響します。機材自体の問題なのか、研修に使用しているシステムの設定や接続の問題なのか、問題の原因を特定するのもリアルより難しくなります。

既存の研修をオンライン化する時のポイント

現在集合・対面で行っている研修をオンライン化する場合、上述したメリットを生かしつつデメリットを解消・カバーすることが大切です。次に、研修をオンライン化する際のポイントをまとめます。具体的には次の5点が挙げられます。

・ITスキル・ネットリテラシーの向上・教育

・受講環境の整備

・理解度を確認できる工夫

・交流できる時間・場所作り

・無理にすべてをオンライン化しない

1つずつ具体的に見ていきましょう。

ポイント➀ITスキル・ネットリテラシーの向上・教育

オンライン研修はインターネットやITのシステムを活用するため、実施する側・受講する側それぞれにITスキルやネットリテラシーが必要です。研修をオンライン化する場合はITスキルの向上・教育をセットで行いましょう。

実施する側のITスキルとしては、通信環境やシステム操作の理解が挙げられます。トラブルが発生した時に対応可能なレベルが求められます。

受講者の側は、最低限の操作方法の理解が必要です。必要なアプリケーションを事前にインストールしておくことはもちろん、起動するか・操作できるかも確認させます。「マニュアル通りにやれば使えるはず」と考える受講者もいますが、コンピューター自体の設定のせいでマニュアルに従っても操作できないケースもあります。

そのほか、視聴に必要なパスワードの取り扱いなどに関してもネットリテラシーの教育が必要です。複製や再配布などの不正に対するリテラシーも身に付けさせておかなくてはなりません。

ポイント②受講環境の整備

オンライン研修では、集中して受講できる環境整備の意識付けも重要です。オンライン研修はどこでも視聴・受講できるがゆえに、視聴する環境が整っていないと学習効果が大きく下がってしまうからです。

研修中のメール確認はNGとしたり、電話も極力かけて来ないように依頼しておくことを徹底させておくとよいでしょう。

会社以外で視聴する場合は、騒音のない場所を確保させておくことも大切です。自宅など、家族が周りにいると集中できなくなる可能性が高まります。

さらに通信環境の確認や整備も必須です。動画データは容量があるため、通信環境が悪いと視聴に支障が生じます。通信環境を改善させるか、それができなければほかの場所で受講させたりする必要があります。

ポイント③理解度を確認できる工夫

研修の構成や体制作りを通じて、理解度を確認できるよう工夫しましょう。

質問タイムをこまめにはさむ・チャットで質問を受け付けるなどといったことは、講義中にできる工夫です。講義のあと小テスト実施やレポート作成を行うなど、研修の設計や構成の工夫も考えられます。

さらに体制面では、講師のほかに受講者の確認担当を置いて受講中のようすをチェックする方法もあります。受講者の映像を確認して全体の集中度を確認したりチャットの質問を確認したりして進行や講義にフィードバックします。

そのほか、Webカメラの映像から集中度を数値化できるサービスもあります。

ポイント④交流できる時間・場所作り

Web会議ツールのブレイクアウト機能などを使用して、受講者同士交流できる時間・場を作ることも学習効果を高めます。Web会議ツール以外にも、類似の機能があるオンライン研修やeラーニング研修のシステムやサービスがあります。

意見交換や関連するニュースのシェアなどで理解を深められるほか、社内での人脈作りや仲間意識の醸成に役立ちます。

研修後の意見交換などリアルタイム以外の交流であれば、LINEなどのスマートフォン向けコミュニケーションアプリや、Chatworkのようなコンピューター向けコミュニケーションツール、社内SNSなどいろいろな方法が考えられます。業務に導入されているツールも多いでしょうから、活用できないか検討してみましょう。

ポイント⑤無理にすべてをオンライン化しない

オンライン研修の特長を活かし、フィットしないと判断した内容は無理にオンライン化しないことも大切です。

eラーニングやリアルの集合研修、OJTなどほかの研修方法も組み合わせる「ブレンディッドラーニング」という手法があります。ブレンディッドラーニングはそれぞれのよい点を活かしお互い補い合う形で研修を行うことができます。

研修のオンライン化の例

研修の一部をオンライン化してブレンディッドラーニングを行う場合の一般的な形を考えてみましょう。

知識系の学習にはeラーニングが向いています。対面研修は、実技を伴う内容や交流のチャンス作りに向いています。

そのため、eラーニングで予備知識を習得させておき、オンライン研修で整理、対面研修でディスカッションやグループワークを行う流れがスムーズです。それぞれの利点を活かすことができます。

なおオンライン研修でも、グループワークなどを通じて交流は可能です。リアルで会うのがその後だったとしても、オンラインの交流をきっかけに親密な関係を築くことができます。

以上を踏まえ、新入社員研修の例と管理職研修の例についてまとめます。

例➀新入社員研修

新入社員研修の内容としては、ビジネスマナーやコンプライアンス、その他企業理念などが多いでしょう。

現役の社員が話して説明するのは、新入社員の心理的距離を縮めるために必須だと言えます。オンラインで講義することができます。

さらに、新入社員は横のつながりを早い時期に作ることができると帰属意識や仲間意識が高まります。ディスカッションの時間も用意します。先に述べた通り、オンラインでも問題ありません。

例②管理職研修

管理職研修では、マネジメント・コミュニケーション・業務管理・リスクマネジメントなどを学ぶことが多いのではないでしょうか。

コミュニケーションに関わる研修はリアルの方がよいという意見もあります。会社の方針に合わせればよいのですが、オンラインでもコミュニケーションにかかわる研修は可能です。とくにこれからは、リモート化が進むなどオンラインでのコミュニケーションが増えていくことが予想されます。オンラインのコミュニケーション力も今後必要とされていくことでしょう。敢えてオンラインで行うことも有意義だと考えられます。

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