社会人として必要なビジネスマナーって？基本を解説します。

新社会人や若手社員がビジネスマナーを身につけることは、社会に出ていく上で基本であり必須事項です。本記事では、具体的なビジネスマナーを例にあげ、ポイントを解説していきます。

ビジネスマナーとは何か？

ビジネスマナーとは、職場やビジネスの場で求められる礼儀や作法のことを指します。特に新社会人や若手社員にとって、ビジネスマナーを身につけることはスムーズな業務遂行や信頼関係の構築に欠かせない要素です。
例えば、基本的な挨拶や電話応対、メールの書き方など、具体的なポイントを押さえることで効率的なコミュニケーションが可能となります。
ビジネスマナーを身につけ、職場で確実に良い印象を得られるようにしましょう。

なぜ必要なのか？

新社会人や若手社員にとって、正しいマナーを身につけることは、良好な人間関係の構築やスムーズな業務進行につながります。
例えば、正しい挨拶や名刺交換の方法を知っていることで、相手に良い第一印象を与え、信頼関係を築くことができます。
また、一人ひとりが会社のイメージを作り上げ、背負っているということを自覚してもらう意味でもビジネスマナーは適切に身に着ける必要があるのです。

覚えておきたいビジネスマナー

ここでは、覚えておきたいビジネスマナーについてカテゴリーごとに解説していきます。

身だしなみの基本

まずは、身だしなみの基本についてみていきましょう。

服装のポイント

ビジネスマナーの基本として、第一印象を決定づける服装の選び方は非常に重要です。共通事項として、清潔感を意識するようにしてみましょう。
男性はシンプルなデザインでネイビーやグレーのスーツがよいでしょう。ネクタイも派手すぎない色やデザインを選ぶよう心がけてみましょう。
女性はスーツやオフィスカジュアルな服装が適しています。色味は控えめで、過度に露出しないよう配慮します。メイクは、ナチュラルメイクがおすすめです。香水も相手に不快感を与えないようフワッと香る程度にしてみましょう。

必需品のお手入れ

時計、靴、鞄などのアクセサリーはビジネスパーソンにとっての必需品です。
靴は常に清潔で磨かれた状態を保つよう心掛けてください。泥や汚れが付いたままでは信頼感を損ねる原因になります。
鞄については整理整頓し、書類など必要な物をすぐに取り出せるようにしておきましょう。
腕時計もビジネスに適したデザインを選び、汚れや傷がないか定期的にチェックすることが大切です。
また、アクセサリーだけでなく、スーツやシャツなどもしわや汚れがないよう毎日気を配るようにすることで相手に好印象を与えることができます。

挨拶とお辞儀

挨拶は社会で生きていく上での基本ですが、ここではさらに深堀して解説していきます。

気持ちのよい挨拶とお辞儀の基本

「おはようございます」「お疲れ様です」「ありがとうございます」といった基本的な挨拶をしっかりと行うことは、ビジネスマナーの基本です。
挨拶をする際には、相手からではなく自発的に、明るい声でハキハキと伝えるよう心がけましょう。
また、お辞儀も重要なポイントです。お辞儀は背筋を伸ばし、腰からしっかりと曲げることで相手に敬意を示すことができます。お辞儀をする際は相手の目を見て、言葉と動作を一致させることが大切です。お辞儀のタイミングや角度も状況に応じて適切に使い分けることで、より良いコミュニケーションが築けます。

敬語と言葉遣いのマナー

普段何気なく使っている敬語や言葉遣いについて、ビジネスに適しているかを念頭におき、解説していきます。

敬語の基本ルール

敬語は、「です・ます」といった丁寧語、「おっしゃる」「召し上がる」といった尊敬語、「いただく」「申し上げる」といった謙譲語の３つで構成されています。
この３つを使い分ける基本ルールを理解することが大切です。
具体的には、上司や先輩に対して尊敬語を使い、自分をへりくだる際には謙譲語を使用します。また、社外の方やお客様とのコミュニケーションでは丁寧語を基本としましょう。
相手の立場や状況に応じて適切に言葉を選ぶことが求められます。

言葉遣いに注意するポイント

語尾が強くなりすぎないように配慮し、「～していただけますか」や「～していただけると助かります」といった柔らかいトーンを意識しましょう。
また、初対面や親しい間側ではない限り、一人称は「わたし」「わたくし」といった表現を使用するのがマナーです。
さらに、自社を指す際は「弊社」、取引先の会社は「御社」などと表現するようにしましょう。

コミュニケーションの基本

次にコミュニケーションの基本についてみていきましょう。

報告・連絡・相談の重要性

ビジネスの基本であるホウレンソウ（報告・連絡・相談）は、新社会人や若手社員のみならず社会人にとって重要なスキルです。
上司や同僚には、進捗状況や結果を定期的に報告することが求められます。
また、必要な情報をタイムリーに連絡することで、円滑な業務に繋がります。悩みや困難な事態が生じた際にも、早めに相談することで、トラブルを未然に防げます。

時間厳守

時間を守ることは、社会人としてではなく人として重要なことです。
会議や打ち合わせ、納期に遅れることは、信頼を損ねるだけでなく、チーム全体の効率や士気にも影響を与えます。約束の時間には常に余裕を持って行動し、不測の事態に備えることが大切です。万が一遅刻しそうな場合は、必ず事前に連絡を入れ、具体的な理由と到着予定時間を伝えましょう。

電話対応

電話対応に苦手意識を感じている新入社員も多いのではないでしょうか。コツをおさえて苦手意識から好転させましょう。

基本的な電話対応と注意点

まずは明るい声で「お電話ありがとうございます。〇〇社です」と名乗りましょう。相手の話をしっかり聞きながら、適宜復唱しつつ、メモを取る習慣を身につけることが重要です。伝言を受け取った場合には、正確に伝えるため、必ずその内容を相手に最終確認します。これにより、誤解や伝達ミスを防ぐことができます。また、電話対応の際には礼儀正しく、丁寧な言葉遣いを心掛けることも忘れずに。声が聞き取りにくかったり、内容がわからない場合、慌てず「一度確認します」と言って保留し、まわりに助けを求めることも時には必要です。

なるべく３コール以内を心がけよう

社内の電話が鳴った際、必ず3コール以内に対応することを心がけましょう。長時間呼び出し音が続くと、相手に不安や不快感を与える原因となります。
逆に早く取りすぎても相手が驚いてしまう可能性があるので注意が必要です。

名刺交換のマナー

社会人になって初めて名刺交換をする方がほとんどかと思いますが、マナーをしっかり覚えてスムーズに交換できるようにしましょう。

名刺交換の基本ルール

名刺は必ず両手で持ち、相手に自社名が正面になるように向けて差し出しましょう。相手の名刺を受け取る際も両手で受け取り、角度を直して確認しながら丁寧に扱います。相手の名刺に対する敬意を示すためにも、受け取った後はすぐに名刺入れにしまわず、会話中も手元に置いて確認する習慣を持ちましょう。

ビジネスメールのマナー

次にメールの書き方のルールです。メールは言動と異なり、文書として残ってしまうので特に注意が必要です。

メールの書き方と注意点

件名は簡潔かつ具体的にしましょう。本文の冒頭では相手の名前や会社名を記載し、礼儀正しい挨拶文を添えるのが基本です。内容は要点を明確にし、敬語を適切に使用します。最後に署名を記載することも忘れないようにしましょう。メール送信前には誤字脱字がないかもしっかり確認してください。

お客様へ訪問する際

次にお客様を訪問する際のマナーについて解説します。

訪問前の準備

訪問前には、まず訪問先の企業や担当者について詳しく調査し、その企業文化や最近のニュースも把握しておきましょう。次に、訪問の目的を明確にして、話す内容や質問事項を事前に整理します。また、必要な資料や名刺の準備も忘れず行い、万全の状態で臨むことが重要です。アポイントメントの時間を再確認し、相手に迷惑をかけないよう時間厳守を心掛けることも、新社会人や若手社員にとって基本的なビジネスマナーです。

訪問時の注意点

訪問先に到着したら、まず受付で名前と訪問先を告げます。名刺を渡す際は、「初めまして、〇〇社の□□と申します。本日はよろしくお願いいたします」と一言添えます。名刺交換の際は、相手より低い位置で名刺を差し出し、丁寧な態度を心掛けます。訪問終了後は速やかにお礼のメールや電話を行い、次回に繋がる関係構築を目指します。これにより、相手に対する礼儀と感謝の気持ちを伝え、信頼関係を築く基盤を作ります。

席次のマナー

最後は席次のマナーについて解説していきます。

上座と下座

取引先や上司がいる会食などでは、上座と下座に気をつけましょう。
上座はエレベーターや玄関から最も遠く、会議室の入口からも最も遠い席を指し、通常は上司やお客様が座ります。一方、下座は入口に近い場所で、新入社員や部下が座るのが一般的です。会議や接待では、上司や客人を上座に案内し、自分は下座に座ることで、相手に対する礼儀と敬意を示すことができます。

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