Web研修（オンライン研修）のやり方まとめ｜メリット・手順・注意点

研修方法の1つとして、Web研修が定着しつつあります。とくにパンデミック以降あらゆることがオンラインで行われるようになったこともあり、Web研修も広く行われるようになりました。
 
どうせ実施するなら、メリットを最大限に生かし効果的に行いたいものです。この記事では、Web研修のやり方についてまとめます。企業のご担当者様はぜひ参考にしてみてください。

Web研修とは

Web研修とは、PCやスマートフォン・タブレットなどを使ってインターネット上で行う研修のことをいいます。「オンライン研修」「ウェビナー（ウェブ＋セミナーの造語）」と言われることもあります。
 
自社の社員向けに行う場合と、参加者を広く募って行う場合があります。「ウェビナー」という呼び方は、とくに後者の一般の参加者を対象にした場合に使われるケースが多いようです。ウェビナーはさらに有料の場合と無料の場合とに分かれます。
 
Web研修にはいくつかのタイプがあります。具体的には次のように区別されます。
 
多拠点参加型と個人参加型
ライブ配信型と録画配信型
eラーニングとの使い分け
 
順に確認していきましょう。

多拠点参加型と個人参加型

Web研修は、参加方法によって「多拠点参加型」と「個人参加型」に分かれます。
 
「多拠点参加型」は、会社の会議室などに集まって集団で受講するタイプです。「個人参加型」は、場所は決められておらず個々人がおのおのアクセスして受講するタイプです。
 
一般参加者に対しての研修（ウェビナー）は、どこでも受講できる個人参加型が普通です。会社で行う場合はどちらのケースもありえます。

ライブ配信型と録画配信型

Web研修の別の分け方として、配信する内容がリアルタイムか録画かで区別する方法があります。リアルタイムで講義やディスカッションを行うのは「ライブ配信型」、録画した映像を配信するのは「録画配信型」と呼ばれます。
 
ライブ配信型では、受講者は配信にスケジュールを合わせる必要があります。リアルタイムの内容なので、方法を選べば双方向のやり取りやディスカッションが可能です。
 
録画配信型では、スケジュールを合わせる必要がありません。録画なので映像の編集が可能でクオリティを高めやすい、繰り返し視聴可能というメリットもあります。ただし講師やほかの参加者とのやり取りはできません。

eラーニングとの使い分け

さらにオンラインでの学習方法として「eラーニング」もあります。eラーニングは前述の録画配信型に近いスタイルですが、スライド形式など講義以外のコンテンツを配信する場合もあります。
 
知識習得や理解にはeラーニングが、コミュニケーションが必要な内容ならWeb研修のライブ配信型が適しています。内容に合わせて使い分けるのがおすすめです。

Web研修のメリット

Web研修のメリットについてまとめます。具体的には次のようなメリットがあります。
 
場所の制限がない
スケジュール調整がしやすい
講師・運用者の負担軽減
コスト削減が可能
 
1つずつ見ていきましょう。

メリット｜場所の制限がない

まず、場所の制限がないというメリットがあります。Web研修はインターネット上で行うためです。
 
集合して行う研修では人数に応じた研修会場が必要ですが、そういった制限もありません。前述した多拠点参加型でも、受講場所は複数あるのがふつうで、自分に都合のよいところを選べます。たとえば全国に広がる支店の支店長向けの研修を行う場合も、本社に集まる必要がありません。各支店で受講するか、少なくとも地方ごとの拠点で済みます。
 
全国で同内容の研修が行えるので、遠隔地との内容の差・不公平さなどがなくなるのもメリットです。

メリット｜スケジュール調整がしやすい

スケジュールの調整がしやすいのもメリットです。場所の制限がなく移動を考える必要がなかったり、移動するにしても近距離で済んだりします。そのためスケジュールの調整がしやすくなります。
 
録画配信型の場合はそもそも時間を合わせる必要すらありません。一定期間視聴可能にしておき、受講者が自分のタイミングで受講できるようにすることも可能です。

メリット｜講師・運用者の負担軽減

Web研修では、講師や運用者の負担を軽くすることができます。運用者については、会場の手配・スケジュールの調整・教材の印刷などの負担が軽減されます。さらに録画配信型の場合、一度映像を作れば繰り返し利用することも可能です。研修内容の準備の負担も軽減されます。もちろんライブ配信した映像を録画しておいて使用することも可能です。
 
講師も会場への移動が不要になり、少ない負担で講義を行うことができます。節約できた時間や労力を講義の準備に充てることもできます。

メリット｜コスト削減が可能

Web研修は、コスト削減にも役立ちます。会場への移動費や遠方からの参加者の宿泊費が不要になります。会場費も不要です。受講者の人数が多いほど大きく節約することが可能です。
 
録画配信の場合は一度映像を作れば繰り返し利用でき、新しく作成するコストも不要です。そのほか文字教材を使う場合も、データでの学習が可能なら配信だけで済み印刷代がかかりません。

Web研修に必要なツール

次に、Web研修を行う際に必要となるツールについてまとめます。
 
ライブ配信型の場合、ウェブ会議ツールを利用することが一般的です。よく使われているツールはZoomでしょう。録画配信型の場合、動画配信システムを利用することが多くあります。Vimeoなどのサービスがあります。ただし内容によってはセキュリティの問題もあり、法人向け有料のシステムがおすすめです。
 
そのほか必要なものとしては、次のツールが挙げられます。
 
受講者…デバイス（PC・スマートフォン・タブレットなど）、ウェブカメラやマイク（デバイス内臓のものでもOK）
発信者…デバイス（PCなど）、ウェブカメラ、マイク、ヘッドセット（またはヘッドホン・イヤホン）、録画用カメラ・マイクなど（録画映像を使用する場合）
 
なお、受講者・発信者ともインターネット環境があることが大前提です。インターネット環境は有線の方が通信トラブル回避のために安心です。

Web研修のやり方・手順

Web研修のやり方・手順についてまとめます。準備から実施の手順は以下のようになります。
 
➀研修の全体像決定
②使用ツールの決定・準備
③日程の調整・決定
④研修の詳細決定・準備
⑤受講者への告知・連絡
⑥配信
 
１つずつ見ていきましょう。

手順➀研修の全体像決定

初めに、研修の全体像を決めましょう。具体的には、行いたい研修内容や対象などを検討・決定します。希望の内容がWeb研修の形で実施可能かも検討します。難しい場合は、必要に応じて内容や実施方法を変更します。
 
なお場合によっては、Web研修やリアルの研修を組み合わせることがあるかもしれません。そのときは内容によってWebとリアルの適した方に割り振ります。

手順②使用ツールの決定・準備

全体像が決まったら、研修内容に合わせて使用するツールを決定して必要な機材などもふくめ準備を始めます。
 
ツールによっては、無料版だと使用できる人数や時間に限りがある場合もあります。注意しましょう。後になってから必要なツールの存在に気付くということのないように、内容や進行に合わせて何が必要かチェックします。
 
なお研修内容に合わせてツールを用意する場合もありますが、実際には手持ちのツールに合わせて研修内容を決定するケースも多いでしょう。とくにリモート勤務が日常的になっている現在、使用中のツールを使うことがほとんどだと言えるでしょう。

手順③日程の調整・決定

次に研修の日程を調整します。必要に応じて受講者とやり取りして詰めていきます。
 
時期にも配慮が必要です。たとえば繁忙期は業務に集中して研修は閑散期に実施したり、新製品の勉強会なら発売前に行ったりするなどです。新人研修は入社直後に行うのがふつうですし、管理職研修は昇進からあまりに時間が空くのはあまり好ましくありません。

手順④研修の詳細決定・準備

次に、より詳細な内容や進め方を決めていきます。内容が決まったら必要に応じて、教材を準備したり映像の録画や編集をしたりします。ライブ配信の場合も準備が必要です。画面共有などの操作方法の確認をしておきましょう。
 
できれば事前に一度当日と同じ環境でリハーサルしておくと安心です。さらに、トラブル発生時の対応担当を決めておきましょう。ライブ配信の場合はとくに必要です。

手順⑤受講者への告知・連絡

受講者にもスケジュールやログイン方法などを連絡します。準備と並行することが多いかもしれません。
 
教材を使用したり事前に課題を課したりする場合は共有しておきます。目的やゴールの説明なども伝達しておくと受講者も意図を意識しやすくなります。
 
また詳しくは後述しますが、事前にツールの動作や操作方法など確認しておくよう伝えるのも重要です。

手順⑥配信

録画なら予定の期間になったら配信を開始します。
 
ライブの場合はいよいよ本番です。冒頭で、研修の流れ（内容、休憩の有無、終了時間など）、受講のルール（カメラやマイクのON／OFFなど）について触れます。
 
トラブルがあった場合にはすぐ対応できるよう、担当者は待機しましょう。ライブ発信型の場合は、特性を生かして質疑応答やディスカッションの時間を設けると効果や参加意識を高めることができます。
 
終了後はアンケートや担当者の反省などを集めて、PDCAで次に活かしましょう。

Web研修成功の注意点

Web研修を成功させるために必要となる注意点についてまとめます。以下の点が挙げられます。
 
テクニカルトレーニングを行う
通信機器などの事前確認
進行役の配置
コンパクトな時間設定
参加意識を高める工夫
 
１つずつ見ていきましょう。

注意点｜テクニカルトレーニングを行う

研修の前に、参加者にテクニカルトレーニングを行いましょう。
 
基本的には操作マニュアルを作成して共有しておきます。前日までのうちに接続やログイン方法、操作方法などについて確認しておいてもらいましょう。操作方法は研修の内容や進め方によりますが、マイクやカメラのON／OFF、挙手などのリアクションがあります。
 
操作方法については、当日開始時にも軽く確認しましょう。とくに一般参加者向けの研修では事前の確認がしにくい場合が多いからです。

注意点｜通信機器などの事前確認

通信機器が正常に起動するかも事前に参加者に確認しておいてもらいましょう。テクニカルトレーニングは操作方法を確認しておくという人間の問題ですが、こちらは機械の確認です。受講予定の場所の通信環境で問題なく使用できるか、事前にチェックしておいてもらいます。
 
操作とも接近しますが、そもそも機材が使用できるかも要確認です。とくにまだ使ったことのないマイクやカメラを初めて使う場合、接続だけでなく設定が必要な場合もあります。

注意点｜進行役の配置

ライブ配信の場合のポイントですが、配信時は講師のほかにも進行役を配置しておくと時間の管理などしやすくなります。講師に時間配分を一任すると講義に熱中して時間管理がおろそかになることがありますが、進行役がいるとそれを防ぐことができます。基本的に進行は予定より遅れるものと思っておき、対応できる体制を作っておきましょう。
 
そのほかWebに詳しい人が配信担当をすればトラブル対処もしやすくなります。

注意点｜コンパクトな時間設定

時間設定は短めぐらいの方が間延びすることなく充実した研修にしやすいと言えます。オンラインでの視聴は疲れやすく集中力も途切れやすくなります。コンパクトな時間設定は集中力を保つのに有益です。あるいは1時間に1回程度休憩をはさむのもよいでしょう。
 
研修の企画の時点でも、内容を詰め込み過ぎないように意識して絞りましょう。研修の目的も明確になってわかりやすくなります。

注意点｜参加意識を高める工夫

Web研修は、参加者のモチベーションによっては単に聞き流されて終わりになってしまう可能性もあります。参加意識を高める工夫をすることが大切です。
 
参加者には多少緊張感を持たせませしょう。ライブ配信なら顔出し参加が原則です。きちんと聞いているか、参加しているかが一目瞭然となります。また双方向のコミュニケーションを積極的に組み込みましょう。質疑応答、チャットの活用、ディスカッションなどの方法があります。
 
そのほか最後に課題やテストを課すことにして、冒頭で予告すると集中力が高まるでしょう。この方法は録画型でも取り入れることができます。

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