ロジカルライティングで業務がスムーズに！中小企業に必要な文章力の底上げ法

「この文章、何が言いたいのかわからない…」

そんな声が社内で増えていませんか？

メールや報告書、チャットでのやりとりなど「文章を書く機会」は多くありますが、伝える力には個人差があり、ミスや認識のズレが起きることも少なくありません。

そんな悩みを解決するのが、ロジカルライティングです。

本記事では、ロジカルライティングの基本から、取り入れるメリット、すぐに使える書き方のポイントまでをわかりやすくご紹介します。

ロジカルライティングとは？

ロジカルライティングとは、伝えたいことをわかりやすく、筋道立てて書くためのスキルです。結論があって、それを支える理由や根拠がしっかりある文章は、読む人にもすっと伝わります。特にビジネスシーンでは、ちょっとした言い回しの違いで誤解が生まれたり、確認の手間が増えたりすることもあります。ロジカルライティングを身につけることで、社内外のやりとりがスムーズになり、文章が「伝わる」ものに変わっていきます。

ロジカルライティング導入のメリット

ロジカルライティングを社内に取り入れることで、文章の質が上がるだけでなく、日々の業務全体がスムーズに回りやすくなります。

ここでは、3つの大きなメリットをご紹介します。

①情報を正確に伝達できる

伝えたいことを筋道立てて整理することで、読み手に「正しく伝わる文章」になります。「つまり何が言いたいの？」と聞かれることが減り、認識のズレや確認の手間も少なくなります。報告や連絡、相談といったビジネス上のやりとりがスムーズに進むのが、ロジカルライティングの大きな強みです。

②情報をわかりやすく伝達できる

ロジカルライティングを活用すると、伝えたい情報を整理し、順序立ててわかりやすく伝える力が育ちます。この考え方は、文章だけでなく、会議での発言やメモの取り方にも活かせます。物事を筋道立てて捉えられるようになることで、相手にも自分にも「伝わる」工夫が自然とできるようになります。

③提案力を高められる

相手に「伝わる」文章が書けるようになると、提案の場でも役立ちます。ロジカルライティングは、相手が求めるポイントを整理し、要点を簡潔に伝える力を育てます。結果として、取引先や顧客に対して納得感のある提案ができるようになり、信頼関係の構築にもつながっていくはずです。

ロジカルライティングの書き方

ロジカルライティングは、特別な才能ではなく「コツ」で身につけられるスキルです。ここでは誰でも実践できる「書き方の基本」を3つに分けてご紹介します。

①誰に何を伝えたいのか？明確に

まず大切なのは、「誰に」「何を」伝えたいのかをはっきりさせることです。相手が上司なのか、取引先なのかによって、伝える内容や言葉選びは自然と変わります。たとえば、新しい企画について上司に伝える場合でも、「承認してほしい」のか「意見をもらいたい」のかで、書き方は異なります。目的が明確になると、読み手の関心に沿った構成や表現を選べるようになり、伝わる力がぐっと高まります。

②結論ファーストで書く

ロジカルライティングの基本は「結論ファースト」です。つまり、伝えたいことの要点を最初に書きます。たとえば、上司への報告メールなら「◯◯の件は、無事に対応済みです」と最初に結論を書くと、読む側が状況をすぐに把握できます。結論を後回しにすると、最後まで読まないと要点がわからず、誤解や確認の手間が生まれます。ビジネスでは、最初に答えを示すことが信頼にもつながります。

③簡潔に書く

伝えたいことをしっかり届けるには、できるだけ簡潔に書くことが大切です。長い文章や遠回しな言い回しは、読む側にストレスを与えています。一文の長さは60文字前後を目安に、「一文一義（ひとつの文にひとつの内容）」を意識しましょう。また、主語と述語を正しく対応させる、曖昧な表現を避けるといった工夫も、読み手の理解を助けます。無駄をそぎ落とした文章は、伝えたいことがすっきりと伝わります。

ロジカルライティングを活用した「メール」の事例

まずは以下の例文を見てみましょう。

とある営業マンがトラブルを起こし、上司に報告メールを送っています。

「お疲れさまです。○○プロジェクトの件でご報告があります。今朝、A社との打ち合わせ中に、先方の要望と当社の提案内容に食い違いがありました。その場では説明がうまくできず、少し混乱が生じてしまいました。結果として、次回の提案内容を再検討することになりました。」

▼NGポイント
・要点（何が起きたか）が最後まで読まないとわからない
・読み手にとって「どうすればいいのか」の判断がしづらい

上記の文章を、ロジカルライティングを活用したメールに書き換えてみましょう。

「お疲れさまです。○○プロジェクトに関して、A社との打ち合わせ中に提案内容の齟齬があり、再調整が必要となりました。具体的には、先方の要望とこちらの提案に食い違いがあり、その場では意図が十分に伝わりませんでした。次回までに内容を再確認し、再提案いたします。」

▼改善ポイント
・最初に「結論（齟齬があり、再調整が必要）」を提示
・背景→対応策の流れがわかりやすく、読む側が理解しやすい

このように文章の順序を「結論→理由→詳細説明」に変えるだけで、読み手の理解度や判断スピードは格段にアップします。

ロジカルライティングに最適な3つの文章の型

ロジカルライティングには異なる文章の「型」があります。使い分けることで、誰でも伝わりやすい構成を作ることができます。

ここでは、ビジネスシーンで特に使いやすい3つの型をご紹介します。目的に応じて、使い分けてみましょう。

①逆三角形型

逆三角形型は、「要点→詳細→補足」の順で構成する文章の型です。最初に伝えたい結論を示すことで、読み手は冒頭だけで全体像をつかむことができます。その後に詳しい情報や背景を加えていくため、時間のない相手にも要点が伝わりやすく、ニュース記事や報告文などに適しています。

②情報列挙型

情報列挙型は、主題に対して複数のポイントを順に並べて説明する文章構成です。「3つのコツ」「5つのポイント」など、体系的に整理された内容を伝える際に効果的です。冒頭でテーマを明示し、その後に具体的な要素を列挙していくため、読み手にとって理解しやすく、ブログ記事などでよく使われます。

③PREP法

PREP法は、相手に納得してもらいたいときに効果的な文章構成です。「結論→理由→具体例→結論」の順で伝えることで、説得力のある文章になります。冒頭で主張を明確にし、根拠や実例で補強したうえで、再度結論で締めくくるため、話の流れがスムーズで印象にも残りやすく、プレゼン資料や提案書などに適しています。

まとめ

ロジカルライティングは、誰でも身につけられるビジネススキルです。
伝えたいことをわかりやすく書けるようになると、業務のムダやミスが減り、組織全体のパフォーマンス向上にもつながります。
まずは基本の型を意識し、日々の文章に少しずつ取り入れていきましょう。

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