評価者の人事評価シートの書き方は？具体例とポイントを解説

人事評価シートは社員の評価を行うための大切な書類です。昇給・昇進・等級・賞与などに影響するため、企業は適切に運用していかなければいけません。
しかし、人事評価シートに何を記載したらいいのか、お困りの評価者もいるのではないでしょうか。
ここでは、人事評価シートへどのようなコメントを記載したらいいのか、具体例とポイントをご紹介します。

人事評価の目的

人事評価にはさまざまな目的があります。
・理念の浸透
・等級・評価・報酬を決める
・人材育成の活用

具体的に見ていきましょう。

理念の浸透

まず、理念・方針などの浸透があります。「どういう人材を評価するか」に各企業の理念や方針が現れています。自社の求める人材は自社の理念や目的に合う人材であり、自社の求める人材を評価するような基準ができているのが一般的だからです。

「評価される人材＝自社の理念・目的に合った人材」になるため、人事評価により、そういった企業の考え方が社員に伝わります。

適切な評価・等級・報酬を決める

人事評価の目的として、適切な評価の実施、等級・報酬の決定が挙げられます。当然と思われるかもしれませんが、「適切な」評価となるとかなり精緻に設計・運用された人事評価の仕組みが必要です。客観的に成果などを査定し、成果に対して妥当な給与や処遇に反映させる必要があります。
適切な等級・報酬の提供も人事評価の重要な目的の1つとなっています。適切な評価と適切な等級・報酬は連動しており、適切な等級・報酬が提供されないと人材流出の原因となりえます。逆に適切に等級・報酬が与えられる場合は社員のモチベーションが高く保たれ、企業の業績にもプラスとなります。

適切な報酬・評価を待遇に反映させることは企業にとっては社員に対する義務であり、人材確保のためにも必須です。

人材育成への活用

さらに人材育成への活用も挙げられます。目標を設定してその達成度に対する評価を行う場合は、それだけで成長を促すことになります。

さらに評価を行うと、求められる基準と現状の差を把握することができます。個々の課題が明確になり人材育成に役立ちます。個々が成長することは企業にとっても大きなプラスとなります。

このように適切な人事評価が行われることによって、さまざまな付随的な効果が期待できます。

人事評価シートとは

人事評価シートは、社員の仕事における実績や能力、取り組み姿勢を評価するためのシートです。
人事評価シートには、評価する項目や方法、期間、基準、評価者のコメントを記載するのが一般的です。

人事評価シートにおける３つの評価基準

人事評価は、どのような側面への評価かによって「業績評価」「能力評価」「情意評価」の3つに分けることができます。
人事評価シートにはこの3つの評価について記載することが多いので、それぞれについて解説していきます。

業績評価

「業績評価」は、目標達成の状況・その過程への評価です。
営業成績など、数値で表すことができることが多く客観的な評価が可能です。多くの企業で広く取り入れられています。

目標と結果の比較で結果を可視化することができ、公平性が高いというメリットがある方法です。過程より結果が重視される傾向にありますが、過程・プロセスをどの程度考慮するかは企業の考え方によります。結果を重視しすぎると、思い切ったチャレンジができなくなるというデメリットがあります。一定の割合で過程も考慮するほうが好ましいでしょう。

評価結果をもとに、社員のランク分け（SA・S・A・B・Cなど）を行います。「MBO（目標管理制度）」という考えに基づいた評価方法です。

能力評価

「能力評価」は、知識・スキルへの評価です。評価対象となる「能力」は、さらに「保有能力」「発揮能力」「潜在能力」の3つに分類することができます。

成果主義の傾向が強い現在は、実際の結果をもたらした「発揮能力」が主な評価対象となることが多いと言えます。

どの能力を重点的に評価するかは企業の考え方によりますが、保有能力や潜在能力は評価の対象としにくい一面があります。発揮能力は現在の実績に関わる能力ですが、保有能力は過去、潜在能力は未来に関わるものです。保有能力・潜在能力は評価の対象期間とずれてしまうという理由によります。

能力評価では、売上などの実績とは違う面から難易度や水準の高い業務をこなした従業員を評価することができます。あるいは、目立たなくても裏方となって全体をフォローしたりトラブル回避に貢献した点なども評価することが可能です。このように数値化しにくい裏方のような仕事でも、業務を行う能力を評価することができます。

情意評価

「情意評価」は、日々の業務の取り組み方や姿勢への評価です。規律性・積極性・責任性・協調性が行動に現れているかを評価します。モチベーションや生真面目さなどといった側面を評価することができます。

まだ結果に結びついていなくても、真面目にこつこつ取り組んでいる社員を評価することができるメリットがあります。

自己評価と上司の評価のほか、同僚や後輩からの評価も合わせて判断すると精度が高い評価をすることができます。

あらゆる側面を考慮して多角的かつ客観的な評価を行うため、業績評価・能力評価・情意評価の3つの評価を組み合わせて総合的に評価することが多くあります。どの側面を重視するかは企業によって異なります。

納得させる人事評価シートの書き方（評価側）

評価そのものを納得感のあるものにするのは当然ですが、評価結果を納得できるように伝えることも大切です。
社員が納得できるように評価する側が人事評価シートを書く方法についてまとめます。以下のポイントを守って行います。

・結論から書き、全体を簡潔にまとめる
・評価の根拠・理由を客観的に書く
・結果とプロセスの両方について触れる
・評価できる点・これからの課題の両方を書く
・前向きな表現を心がける
それぞれのポイントについて見ていきましょう。

書き方➀結論から書き、全体を簡潔にまとめる

評価に限りませんが、結論をはじめに述べつつ全体を簡潔にまとめることがわかりやすさの秘訣です。わかりやすいとよく言われる文章の構成は、「結論→理由→例（→もう一度結論）」の形です。理由→結論よりも、結論→理由のほうが理解しやすい文章になります。「結局何が言いたいのか」がわかっている状態で説明を読むことができるからです。

さらに、ダラダラと続く文章にするのではなく要点だけを手短にまとめた文章のほうが理解しやすくなります。納得できるのではないでしょうか。

書き方②評価の根拠・理由を客観的に書く

評価の根拠・理由を客観的に書くことも大切です。評価だけをまとめても、なぜその評価に至ったのかがわからなければ納得感は薄れてしまいます。上記で紹介した文章の構成「結論→理由→例（→もう一度結論）」にある通り、理由は必ず説明しましょう。

さらに理由は客観的でなくてはいけません。評価に対する不満は、書かれている理由が不透明だったり偏っていると感じることからも生まれます。評価そのものを客観的に行えば、その説明も客観的にすることができます。客観的に判断して、その経緯をそのまま説明しましょう。

書き方③結果とプロセスの両方について触れる

結果とプロセスの両方について触れることも大切です。結果が評価の対象になるのはもちろんですが、すでに述べたようにプロセスも評価の対象としたほうがプラスになります。結果だけを評価すると、新しいことに挑戦できなくなりがちです。前例があって、評価されるとわかっていることばかり行われるようになるからです。

プロセスを評価の対象とするだけでなく、コメントでも触れるようにしましょう。「結果に現れていなくても見てくれている」と感じることができます。仮にプロセスを評価の対象としていても、コメントで触れないと考慮されていないものと受け取られてしまいます。

書き方④評価できる点・これからの課題の両方を書く

評価できる点とこれからの課題の両方を書くことも大切です。両方に触れることは客観性の現れとも言えます。両方が書かれていると、自分の状態や自分がどう見えているのかを正確に理解することが可能です。正確に理解できると、どこを頑張ったらいいかが明確になり、育成面でもプラスとなります。

改善すべき点を中心にまとめたほうが課題がわかって成長につながると思うかもしれませんが、指摘ばかり受けた状態で前向きになるのはなかなか難しいものです。両方に触れたほうがモチベーションの向上につながります。

書き方⑤前向きな表現を心がける

同じことを伝えるのにも、できるだけ前向きな表現を心がけましょう。評価される側も受け止めやすくなります。課題についても、「〇〇ができていなかった」のような表現だとただの指摘です。しかし同じ課題でも「次は〇〇ができるようになることを期待する」と表現すると、ただの指摘ではなく今後の成長を促すことができます。

このように、前向きな表現のほうが受け止めやすくなるほか、将来的に改善されていくことが期待できます。

人事評価シートのコメント例（評価側）

より具体的に、人事評価シートに評価する側がコメントする場合の例を紹介します。以下の例について例文を紹介しつつ解説します。

・営業職の場合
・事務職の場合
・IT系職業の場合
・製造職の場合
・販売職の場合
どの職種も書き方のポイントはすべて同じです。職種により重点の置かれる内容が変わるので、どんな点が中心・重点となるかについて主にまとめます。
それでは1つずつ見ていきましょう。

コメント例➀営業職の場合

●コメント例

今期は売上目標の120％を達成し、その成果は大きく評価できる。やや高めの目標だったにもかかわらず、新規顧客の開拓のために毎日の訪問件数をキープしたことが結果につながったと考えられる。

一方で新規の契約件数が増えた分、クレームの割合も高まった。来期は獲得した新規顧客を売上の安定と底上げにつなげるためにも、新規顧客へのケアとフォローを積極的に行うことを期待する。

営業職は実績を数値化しやすいので、具体的な数字で表現するとわかりやすくなります。上記の例では訪問件数がプロセスに当たり、プロセスをどう評価するかにも触れられています。マイナス面も指摘で終わらせず課題の形で伝えます。上記の例でははっきりと評価の理由には触れていませんが、代わりに高めの目標を達成していることに触れています。

コメント例②事務職の場合

●コメント例

会計システムの導入に際して、操作方法を積極的に学習してほかの社員に説明したことはスムーズな導入に役立った。混乱も予想されたが、操作ミスやシステムの不備などを0件に抑えることができたのは高く評価できる。

今期はシステム導入の準備と運用に尽力したので、来期は今期少なくなってしまった業務改善の提案と実行にも力を入れてほしい。

事務職は数値で成果を示すことが難しいので、目標の達成度や情意面の取り組みなどを中心にまとめることが多くなるでしょう。ただし事務職でも効率化や改善、提案数などは数値化しやすいポイントです。数字で表現できるポイントは数字で客観的にまとめます。

コメント例③IT系職業の場合

●コメント例

9月に基礎設計を終わらせるプロジェクトにおいて、プロジェクトリーダーとして余裕をもったスケジュール管理で設計を終わらせたのは評価に値する。とくに作業に時間のかかる新人に配慮しながら進捗をまめに確認していたことがプラスとなった。不具合の発生率も平均の50%以下と、品質面でも満足できる。

プロジェクト内のコミュニケーションは密だったが、外部には進捗が伝わりにくく誤解されることもあったため、今後は他部署との連携が課題となるだろう。

IT系職業のうち、とくにエンジニアは成果を数値化しにくい職種です。そのためコメントでは、実績としては工程や進捗管理・業務改善など、そのほか仕事への姿勢などが中心となるでしょう。またプロジェクトの成果と個人の成果とは別なので、プロジェクトの中の役割を明確にしたうえで個人の評価を行うことが必要です。

コメント例④製造職の場合

●コメント例

当社の主力商品の製造工程を見直し、生産数を5%アップ、コストダウンにも寄与した点は評価できる。ボトルネックとなっていた工程の発見には同僚とコミュニケーションを取りながら検証し、部署を引っ張るリーダーシップを感じさせる取り組みだった。

強いリーダーシップが強みであるが、周囲の意見を聞き入れながら業務に当たる姿勢を身に付けることに今後は期待したい。

製造系の場合、評価の対象となる実績や成果は技術的な貢献度になります。コストダウンや作業の効率化、製品の品質向上などへの貢献を数字で表しつつ、実績までの過程やふだんの取り組みについてまとめます。工場などで作業がメインの場合は、勤務態度や業務改善などへの意欲、作業の正確さなどを評価しましょう。

コメント例⑤販売職の場合

●コメント例

夏のキャンペーンでは、他店をしのぐ前年度比120%の売上を達成する牽引力となった点は高く評価できる。おすすめ商品の商品知識を学びつつセールスの成功事例をほかのメンバーに共有することで、自分の売上を店全体の売上につなげることができた。

リピーター客をつかむ力を活かすためにも、今後はまずは新規顧客を獲得して客層を広げることを店の課題として取り組んでほしい。

販売職も営業職と同じように実績を売上額などの数字で表すことができます。成果に対する評価に加えて、その過程をどう評価するかについても触れるようにしましょう。そのほか販売員として接客態度やホスピタリティなども評価の対象となります。

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