ビジネスのオンライン化！ 自社の人材研修に適用するメリット・デメリットと成功のステップとは？

新型コロナウイルスの影響を受け、多くの企業が業務のデジタル化やオンライン化を加速させています。

人事や教育担当者の皆さんは、社内研修のオンライン化に向けて、最適なプラットフォームを模索している方も多いはずです。

ただ、オンライン化のプロセスは複雑で、どこから始めればいいのか迷うことも多いようです。

そこで本記事では、ビジネスのオンライン化に関する一般的な疑問を解消し、そのメリットやデメリットを分かりやすく説明するとともに、効果的なオンライン化戦略について解説しています。

ビジネスのオンライン化とは

オンライン化の概要

まずは「ビジネスのオンライン化」とは何か？について解説していきます。

ビジネスのオンライン化とは経済産業省のDXレポートでも推奨されるように、対面や紙ベースの業務をインターネットを利用して行うことです。現在、多くの企業では文書のオンライン契約処理や、Zoomを使用したウェビナーなどのWeb会議が活用され、新しい業務形態として定着しています。

デジタル化との違い

デジタル化は、「紙の契約書を電子契約に移行する行為」など、紙やアナログデータをデジタル形式に変換することです。

一方、オンライン化はこれらのデジタルデータをインターネット上で活用するもので「QRコード決済を通じての取引を可能にする」などが該当します。まず先にデジタル化があり、そのあとにオンライン化に進むことになります。

ビジネスをオンライン化する3つのメリット

ではビジネスをオンライン化すると具体的にどんなメリットがあるのでしょう？
ここからは3つの大きなメリットを解説します。

①　効率の向上

ビジネスをオンライン化すると、対面での商談や社内ミーティングが不要になります。ビデオ通話を利用したオンラインでのやり取りは移動時間も不要で、どこからでも商談や会議を行うことができます。これまで移動に充てていた時間を有効活用することで、顧客満足度を高めることも可能です。

②　コスト削減

ビジネスのオンライン化は、コスト削減にも貢献します。展示会やウェビナーをオンライン化すれば、会場費や移動コストはかかりません。また印刷物もデジタル化することで印刷費を削減できますし、オフィスは縮小化することで賃料や電気代などの固定費を抑えられ、資金を他の事業拡大や質の向上に充てることができます。

③　全世界にアプローチ

ビジネスをオンライン化するとインターネットを介した商談や契約により、地域や国境を超えたビジネスの機会拡大が期待できます。地方や海外の見込み客とも容易に接点を持ち、効率的に新規顧客を増やすことができるため、リード獲得や成約数の増加も期待できます。 　　　　　　

ビジネスをオンライン化する3つのデメリットと対策

ビジネスのオンライン化には大きなメリットが見込めますが、デメリットも存在します。対策と合わせて解説していきましょう。

①　セキュリティの見直し

ビジネスのオンライン化において、セキュリティの見直しは重要です。データや契約情報のオンライン上でのやりとりが増えるため、不正アクセスやハッキングから保護するための強固なセキュリティ対策を行いましょう。また、社員に対して機密保持の重要性を教育し、情報漏洩を防ぐための意識向上も同時に行う必要があります。

②　ライバルの増加

ビジネスのオンライン化により、多くの同業者が市場に参入し、価格競争が生じる可能性があります。こうした競争環境で生き残るためには、独自の価値提案や差別化戦略を練る必要があります。ライバルに勝つために、Webマーケティングの専門知識をもつ人材を育成または確保し、適切な対策を講じましょう。

③　トラブル対応力が必要

Web会議では雑音が入ったり、映像が途切れたりなどの不具合が生じる場合があります。こうしたトラブルを回避するためには、ITツールの正しい使用法を理解し、システムの操作を習得しておく必要があります。事前の準備がスムーズなビジネス運営に不可欠です。

オンラインビジネスの種類

ではビジネスをオンライン化するうえで利用されるツールには、どんなものがあるでしょうか？

ここからは代表的な3つのツールについてご紹介します。

①　Web商談やミーティングをおこなうツール

Web商談やミーティングには、ZoomやGoogle Meetなどのツールが広く使われています。これらは映像や音声を通じて世界中の顧客と容易に商談が可能で、スケジュール管理や通信の安定性を高めるために、専用のビジネスプランが提供されています。無料のオプションもありますが、ビジネス用途ではセキュリティが強化された有料サービスの使用がおすすめです。

②　顧客情報を管理するSFAツール

SFAツールはオンラインの営業支援システムで、商談の進捗や案件管理、売上予測を効率化します。「顧客に対し、どんな営業活動を行ってきたか」という情報が蓄積され、営業戦略の最適化に寄与します。CRMと連携することで顧客情報の管理と分析がさらに向上し、営業活動の効率が大幅に改善されます。

③　営業を自動化するMAツール

MA（マーケティング自動化）ツールは、リード獲得から育成、選定までのプロセスを自動化し、見込み客の関心を引き上げる活動を効率化します。このツールを用いることで、メールマガジンの配信やリードのスコアリングなどの繁雑な作業を自動化し、営業チームが他の重要な業務に集中できるようになります。

スムーズなオンライン化を進めるポイント

対面で行ってきたこれまでのコミュニケーションとオンラインによるコミュニケーションでは異なる点が多くあります。

ここからは自社のビジネスをオンライン化する際の注意点について解説していきます。

①　丁寧な意思疎通を

オンラインでやり取りを行う場合、直接対面しないことから生じる「認識のズレ」に注意が必要です。対面以上に言葉選びや、意図を明確に伝えるように意識しましょう。また、業務上で気軽に質問や確認ができるよう、チャットツールを導入するなど、「話しやすい」「相談しやすい」環境を整えることも効果的です。

②　セキュリティ対策を万全に

オンライン化を進める際、セキュリティ対策は重要です。機密データの扱いや使用デバイスのセキュリティを強化するため、適切なセキュリティソフトの導入、データの暗号化、安全なクラウドサービスへの移行を行い、情報漏洩リスクを最小限に抑えておきましょう。

③　公平な評価制度を意識

ビジネスのオンライン化は、社員の業務態度を直接確認することが難しい側面があり、評価制度の見直しが必要になります。成果主義に基づいた公平な評価システムを導入し、仕事の成果で評価することが求められます。これにより、リモートワークにおける働き方の多様性に対応し、公平な労働環境を確保することが可能になります。

まとめ

コロナ禍を通じて、多くのビジネスプロセスがオンライン化されています。

特に人事担当者にとっては社内研修のeラーニング移行や、昇格試験のCBT化など、新たな選択肢も増えています。

どこからでもアクセス可能、柔軟な学習や評価が可能となる研修を導入し、業務の効率化を図りながら質の高い研修を構築していきましょう。

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